Jakie rodzaje ewidencji księgowych wyróżniamy?

Prowadzenie księgowości ma na celu rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w firmie. Zapisy dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych pozwalają na określenie stanu firmy i przeprowadzenie niezbędnych do sprawnego zarządzania analiz finansowych. Stanowią także podstawę do określenia uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów oraz osiągniętego dochodu, będącego bazą do wyliczania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego.

Dokumentacja księgowa daje ponadto możliwość określania wysokości innych należnych podatków, np. podatku VAT. Prowadzenie ewidencji księgowej może się jednak odbywać w różnej formie. Przekonajmy się, jakie są ich rodzaje oraz kto i w jakich okolicznościach jest zobowiązany do ich stosowania.

Pełne księgi handlowe

Podstawowym rodzajem dokumentacji księgowej są pełne księgi handlowe. Są one prowadzone na podstawie regulacji znajdujących się w Ustawie o rachunkowości. Dokonywanie zapisów w księgach polega na księgowaniu odpowiednich kwot na kontach księgowych w ramach przygotowanego planu kont.

Pełna księgowość obejmuje prowadzenie kilku rodzajów różnych ewidencji. Wśród nich znajduje się dziennik, księga główna i pomocnicza, a także zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, jak również inwentarz, czyli wykaz składników należących do aktywów i pasywów.

Dziennik jest chronologicznym zestawieniem wszystkich dokonywanych operacji. Suma zapisanych w nim operacji powinna ściśle odpowiadać kwotom notowanym na poszczególnych kontach księgi głównej.

W księgach pomocniczych znajdują się zapisy związane z dodatkowymi kontami z rozliczeniami dotyczącymi środków trwałych, imienną ewidencją wypłacanych wynagrodzeń, rozliczeniami z kontrahentami firmy, a także zakupem, sprzedażą oraz kosztami i operacjami gotówkowymi.

W ramach prowadzenia pełnej księgowości należy również wykonywać obowiązki związane z wymaganą przez ustawę o rachunkowości sprawozdawczością. Obowiązkiem przy pełnych księgach handlowych jest sporządzanie rachunku zysków i strat oraz bilansu na zamkniecie i otwarcie roku obrotowego.

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg handlowych jest uzależniony od skali działalności, czyli osiąganych przychodów, a także formy prawnej firmy. Pełną księgowość muszą prowadzić przedsiębiorstwa działające jako podmioty prawa handlowego, czyli spółki handlowe – akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, a także spółki osobowe –  komandytowe i komandytowo-akcyjne.

Do założenia ksiąg handlowych są zobligowane także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne i jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie, których przychody w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 2 milionów euro wyrażonych w walucie krajowej.

Księgi handlowe mogą być prowadzone także dobrowolnie, mimo niespełniania żadnego z powyższych warunków. Może to być korzystne ze względu na większą wiarygodność danych, co bywa istotne w kontaktach z bankami czy kontrahentami, a także dla dostarczenia odpowiednich danych potrzebnych do zarządzania firmą lub w ramach przygotowania do zmiany formy prawnej.

Księgowość uproszczona

W przypadku, gdy osoba fizyczna lub firma, nie ma obowiązku założenia ksiąg handlowych, jest objęta jedną z form księgowości uproszczonej. Może to być prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów albo Ewidencji Przychodów. Poza nimi przedsiębiorstwo powinno także prowadzić oddzielną dokumentację na potrzeby podatku VAT, czyli rejestr sprzedaży i zakupów.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) służy do zapisywania zdarzeń gospodarczych w uproszczonej formie. Umieszcza się w niej kwoty uzyskane ze sprzedaży towarów lub usług, a także pozyskiwane w ramach sprzedaży składników majątku czy innych uzyskanych przychodów. Zapisywać należy również ponoszone koszty, w tym związane z zakupami towarów przeznaczonych na sprzedaż, nabywaniem usług, wypłatą wynagrodzeń i wydatkami na środki niezbędne dla działania firmy – m.in. czynsz za lokal, opłaty za media, usługi telekomunikacyjne czy raty leasingowe lub odsetki od zaciągniętych kredytów. W PKPiR ujmuje się również kwoty przeznaczone na wynagrodzenia czy wydatki związane z reprezentacją i reklamą.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów musi być prowadzona zgodnie ze wzorem publikowany w rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z przepisami dokumentacja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, czy to w postaci pojedynczego pliku np. w jednym z popularnych programów do podliczania danych, czy za pomocą specjalnego oprogramowania księgowego.

Firmy prowadzące księgowość uproszczoną w postaci PKPiR rozliczają się z fiskusem na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. W przypadku drugiej dostępnej formy księgowości uproszczonej, czyli Ewidencji Przychodów w grę wchodzi tylko rozliczanie się w formie podatku ryczałtowego.

Ewidencję Przychodów prowadzą jedynie podmioty uprawnione do płacenia podatku ryczałtowego. Możliwość ta dotyczy jedynie niektórych rodzajów działalności gospodarczej. Mogą z niej korzystać m.in. przedsiębiorstwa z branży gastronomicznej, budowlanej albo handlowej. Obowiązuje tu jednak również limit osiąganych przychodów, którego górny pułap wynosi 250 tysięcy euro dla poprzedniego roku podatkowego.