Kogo obowiązuje pełna księgowość?

Księgowość to zarazem gromadzenie danych niezbędnych do prawidłowego zarządzania firmą i jednocześnie przygotowywanie informacji potrzebnych do prawidłowego naliczania oraz odprowadzania podatków. Obowiązujące przepisy przewidują różne możliwości w tym obszarze. Dopuszczalne jest pod pewnymi warunkami zarówno prowadzenie księgowości uproszczonej, jak i dokonywanie zapisów i rozliczeń przy pomocy pełnych ksiąg handlowych. Prowadzenie ewidencji księgowej dotyczy zwykle przedsiębiorstw działających na większą skalę, choć istnieją wyjątki od tej reguły. Przekonajmy się, co wiąże się z pełną księgowością oraz jakie kryteria muszą być spełnione, by była ona obowiązkowa.

Wykonywanie działalności gospodarczej a wybór formy prowadzenia księgowości

Prowadzenie działalności gospodarczej oznacza konieczność rozliczania się z fiskusem zarówno jeśli chodzi o sprawozdawczość, jak i regularne opłacanie należnych danin publicznych. Do wywiązywania się ze swoich obowiązków podatkowych niezbędne jest rzetelne rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych mających wpływ na poziom uzyskiwanego dochodu, a zatem osiąganych przychodów oraz ponoszonych wydatków. Dla zapewnienia przestrzegania zasad dokonywania poszczególnych zapisów wprowadzono ujednolicone reguły księgowania. Zależą one od formy działalności, a zwłaszcza jej zakresu, branży, w której działa firma, a także osiąganych obrotów. Przy ustalaniu sposobu, w jaki może być prowadzona księgowość, ważna jest również forma prawna.

W obowiązującym porządku prawnym istnieją dwa główne sposoby prowadzenia księgowości – pełna oraz uproszczona. W przypadku księgowości uproszczonej przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania zapisów w tzw. podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPIR). Jest to rodzaj zestawienia, w którym przy każdej operacji należy podać najważniejsze dane. Będą to m.in. te dotyczące podmiotu, z którym operacja została przeprowadzona, jej charakteru, tj. zakwalifikowania do wybranej kategorii, np. przychód w postaci wartości sprzedanych towarów i usług, zakup towarów, wydatek związany z kosztem uzyskania, czy wypłata wynagrodzenia, a także opisu zdarzenia, np. zakupu środka trwałego. Poza możliwością prowadzenia PKPIR wybrane podmioty mogą dokonywać zapisów w tzw. ewidencji przychodów, koniecznej przy byciu objętym podatkiem ryczałtowym. Dotyczy to tych przedsiębiorców, którzy spełniają określone kryteria co do branży, w której działają – np. zajmują się wykonywaniem jednego z wolnych zawodów czy prowadzą działalność handlową lub gastronomiczną.

Zasady prowadzenia księgowości pełnej są bardziej złożone. W takim przypadku poszczególne transakcje muszą być zapisywane na kontach księgowych, prowadzonych w ramach przygotowanego planu kont. Zarówno zasady dokonywania zapisów, jak i niezbędne procedury znajdują się w Ustawie o rachunkowości, a wszystkie czynności związane z kwalifikowaniem zdarzeń gospodarczych muszą być zgodne z regułami określonymi w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Księgi handlowe mają też bardziej złożoną strukturę, ponieważ składają się z kilku oddzielnych ewidencji. Jest to dziennik, w którym zapisuje się poszczególne zdarzenia w porządku chronologicznym wraz z kwotami poszczególnych transakcji, księga główna, gdzie znajdują się poszczególne konta księgowe i księga pomocnicza, która jest wykorzystywana do odnotowywania rozliczeń na kontach dodatkowych, m.in. związanymi z wynagrodzeniami czy środkami trwałymi. Wśród niezbędnej dokumentacji znajdują się zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych. Ważnym elementem jest inwentarz, będący wykazem składników zaliczanych do posiadanych aktywów i pasywów.

Kiedy trzeba prowadzić pełną księgowość?

Pełne księgi rachunkowe mogą być prowadzone zarówno przez podmioty, które są do tego zobligowane na mocy obowiązujących przepisów, jak i takie, które wybiorą tę formę księgowości z własnej woli. Do prowadzenia ksiąg handlowych są zobowiązane firmy działające jako spółki prawa handlowego, a zatem spółki kapitałowe funkcjonujące w formie spółki akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także niektóre spółki osobowe, w tym spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne. Pełną księgowość muszą prowadzić również inne podmioty, a zatem osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne, spółki partnerskie, o ile w ubiegłym roku podatkowym ich przychody przekroczyły 2 miliony euro przeliczone na złote polskie po obowiązującym kursie NBP.

Do prowadzenia księgowości pełnej mogą przystąpić również firmy, których ten obowiązek nie dotyczy, a więc przedsiębiorcy jednoosobowi, spółki cywilne i jawne oraz partnerskie. Decyzje o przejściu na pełną księgowość są często podejmowane w związku z planowanym przekształceniem firmy w inną formę prawną, a także dla uwiarygodnienia w oczach banków lub kontrahentów. Dzieje się tak dlatego, że prowadzenie pełnej księgowości wiąże się z bardziej rozbudowanymi obowiązkami sprawozdawczymi. Firma musi sporządzać i przedstawiać bilans oraz rachunek zysków i strat. Pełna księgowość dostarcza też danych umożliwiających efektywne zarządzanie finansami i działalnością przedsiębiorstwa, np. za sprawą analizy wskaźnikowej. Taki sposób gromadzenia informacji ułatwia ubieganie się o finansowanie zewnętrzne – kredyt bankowy lub wykupienie części, lub całości firmy przez inwestora.