Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa firm?

Prowadzenie księgowości najczęściej kojarzy nam się z zajmowaniem się podatkami. To dobre skojarzenie, ponieważ niezależnie od formy, w jakiej jest prowadzona księgowość, jednym z jej najważniejszych celów jest dokładne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych i na tej podstawie ustalenie przychodów oraz poniesionych przez firmę kosztów. Każdy, kto zajmuje się działalnością gospodarczą, wie jednak, że przypadku większego przedsiębiorstwa, które zatrudnia pracowników sprawy związane z rozliczeniami podatkowymi to jedynie część wszystkich zadań, jakie są niezbędne. Drugim pod względem znaczenia dla funkcjonowania firmy obszarem jest obsługa kadrowo-płacowa. Przyjrzyjmy się temu, co ona obejmuje i na czym polega.

Sprawy pracownicze i wynagrodzenia

Sprawy kadrowo-płacowe to bardzo szerokie zagadnienie, które tyczy się wszystkich kwestii związanych z zatrudnianiem pracowników. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt personalnych pracowników, w których znajdują się najważniejsze informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz danych potrzebnych do rozliczeń podatkowych i ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. W aktach muszą być również aktualne zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy, potwierdzenia odbycia kursów bhp, a także posiadania przez pracownika wymaganych na danym stanowisku kompetencji. Dla pracowników, którzy odchodzą z firmy, przygotowane i wręczone muszą być obowiązkowo przygotowane świadectwa pracy.

Bardzo istotnym elementem pracy służb kadrowo-płacowych jest też prowadzenie ewidencji czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń i przygotowywanie list płac oraz rozliczanie urlopów wypoczynkowych.

Rozliczenia z ZUS i podatki

Ważnym aspektem działań dotyczącym kadr i płac są rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Specjaliści zajmujący się tą dziedziną muszą naliczać składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, wypadkowe, a także na fundusz pracy. Do ich zadań należy także sporządzanie comiesięcznych raportów, zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczeń, a także załatwianie kwestii zwolnień lekarskich.

Do zadań związanych z rozliczaniem spraw kadrowo-płacowych należy także przygotowywanie i przechowywanie umów o pracę, umów o dzieło i zlecenia. Wśród wykonywanych czynności znajduje się również przygotowywanie rocznych pit-ów dla wszystkich zatrudnionych osób, oraz dostarczanie ich do urzędów skarbowych, a także wysyłanie lub wręczenie pracownikom.