Dobry biznesplan – czym się charakteryzuje?

Prowadzenie firmy wymaga dobrego przygotowywania wszystkich podejmowanych przedsięwzięć oraz niezwykle starannej analizy wymaganych nakładów, koniecznych do podjęcia kroków oraz przewidywanej opłacalności. Ważne jest umiejętne skalkulowanie ryzyka i przygotowanie scenariusza postępowania w razie niepowodzenia.

kobieta opracowująca biznesplanJednym z najskuteczniejszych sposobów na zebranie wszystkich elementów składających się na kompletne dossier nowej inwestycji jest wykonanie profesjonalnego i w pełni sformalizowanego biznesplanu. Ze względu na konieczność zawarcia w nim szczegółowej strategii działania czy informacji na temat potencjału planowanego biznesu oraz dokładnych danych finansowych dobrym pomysłem może być skorzystanie z oferty partnera oferującego kompleksową obsługę finansową. Przekonajmy się, jakie jest znaczenie dobrze przygotowanego biznesplanu i sprawdźmy, jakie elementy powinny być w nim zawarte.

Dlaczego biznesplan jest potrzebny?

Biznesplan najczęściej kojarzy się z dokumentem przygotowywanym na potrzeby banku. Rzeczywiście, przy ubieganiu się o finansowanie nowej inwestycji, czy to związanej z rozwojem skali działania firmy i wchodzeniem na nowe rynki, czy z modernizacją parku maszynowego lub wprowadzeniem nowych produktów, bank, który na co dzień współpracuje z firmą, oczekuje przedstawienia pełnej dokumentacji planowanych działań. Biznesplan jest niezbędny przy staraniu się o środki od prywatnych inwestorów czy funduszy zajmujących się wyszukiwaniem i wspieraniem obiecujących przedsięwzięć. Opracowanie tego rodzaju może być jednak przydatne także wówczas, gdy pozostanie dokumentem wewnętrznym, sporządzonym tylko i wyłącznie na potrzeby danej firmy.

Korzyści płynących z przygotowania biznesplanu na własny użytek jest wiele, niezależnie od skali prowadzonej działalności. W mniejszych firmach wiele pomysłów i przedsięwzięć powstaje wyłącznie „w głowach” osób zarządzających przedsiębiorstwem. Choć przy niewielkiej skali działania takie podejście może się wydawać efektywne, to w rzeczywistości pociąga za sobą sporo ograniczeń. Spisanie planowanych zamierzeń w ustrukturalizowanej formie powala na szybsze dostrzeżenie możliwych braków i słabych punktów, zachęca też do ich krytycznej analizy i wprowadzania poprawek.

W przypadku firm działających na większą skalę biznesplan ułatwia rzetelną ocenę posiadanych zasobów oraz własnej pozycji rynkowej stanowiącej podstawę do dalszych działań. Sporządzenie biznesplanu to także sposób na bardzo jasne formułowanie celów oraz wskaźników pokazujących, w jakim stopniu realizowane działania przybliżają firmę do ich osiągnięcia. Stworzenie dokumentu to również okazja do sporządzenia bardzo szczegółowego harmonogramu czynności, które muszą być wykonane, co może sprzyjać krytycznemu spojrzeniu zarówno na czynione założenia, jak i wybrane metody działania. Biznesplan jest wreszcie okazją do sformułowania i jasnego przedstawienia strategii działania przedsiębiorstwa w najbliższym czasie. Nie można też zapominać o korzyściach płynących z rzetelnych analiz bieżącej sytuacji firmy, całego rynku oraz rysujących się przed nimi perspektyw.

Biznesplan jest dość często niezbędnym elementem formalności, jakich trzeba dopełnić przy staraniu się o środki unijne w ramach rozmaitych programów lub dotacji. Warto pamiętać, że w takim przypadku przygotowywana dokumentacja powinna ściśle odpowiadać przedstawionym w warunkach uzyskania finansowania wymogom, a wszelkie odstępstwa i uchybienia formalne mogą skutkować odrzuceniem wniosku o przyznanie środków.

Co powinno się znaleźć w dobrze przygotowanym biznesplanie?

Dobry biznesplan to zwykle dokument, który łączy w sobie przejrzystą strukturę z merytorycznym i wyczerpującym opisem najważniejszych faktów dotyczących planowanego przedsięwzięcia. Choć nie istnieje jeden znormalizowany wzór, według którego powinno się przygotowywać tego rodzaju dokument, to przyjmuje się, że muszą się w nim znaleźć dane na temat kilku kluczowych obszarów. Powinny one dotyczyć dokładnego opisu przedsiębiorstwa oraz rynku, na którym działa. Ważne jest skrupulatne i jasne przedstawienie pomysłu, który ma być zrealizowany w ramach podejmowanych działań. Konieczne jest również wskazanie na metody, jakimi firma ma zamiar się posługiwać oraz finansowanie, na jakie liczy. Szczególnie ważne będą wyliczenia tworzące plan finansowy przedsięwzięcia. Ponieważ każdy biznesplan wdrażany w życie będzie ulegał na bieżąco różnym zmianom i uzupełnieniom, w dokumencie powinny się też znaleźć mechanizmy, które pozwolą na kontrolę postępów i wprowadzanie korekt.

Dobrze przygotowany biznesplan powinien być ponadto wyjątkowo precyzyjny w kilku kluczowych kwestiach. Szczególnie ważne jest przedstawienie planowanego przedsięwzięcia – wprowadzanego produktu lub usługi – na tle branży, w jakiej działa firma oraz działań podejmowanych przez konkurencję. Największe znaczenie dla oceny szans powodzenia ma zazwyczaj dobry opis przewagi konkurencyjnej posiadanej lub wypracowanej przez firmę w wyniku podjętych działań. Istotna jest analiza wartości, jaką tworzy dla potencjalnych klientów przygotowana oferta oraz tego, jak wypada na tle konkurencji. Ważne jest opisanie polityki cenowej, istniejącej i planowanej sieci dystrybucyjnej, a także szeroko rozumianej strategii marketingowej oraz planowanych działań promocyjnych i reklamowych. Dla potencjalnych decydentów wagę będą też miały perspektywy stojące przed całą branżą oraz te, które otwierają się przed firmą.

Nie zawsze docenianą, lecz niezwykle istotną częścią biznesplanu jest ta, która zawiera opis kadry zarządzającej firmą. Informacje o osobach kierujących przedsiębiorstwem są potrzebne do oceny szans na realizację planowanych zamierzeń. Liczą się tu zarówno dotychczasowe doświadczenie zawodowe, jak i przeprowadzone projekty i osiągnięcia. Wielu oceniających zwraca też uwagę na to, czy kadra miała już do czynienia z realizacją zamierzeń na podobną do opisywanej w biznesplanie skalę.

Kolejnym ważnym punktem jest harmonogram planowanych działań. Jedną z najważniejszych cech wyróżniających rzetelnie przygotowany harmonogram działania jest uwzględnianie skali występującej w danej branży niepewności oraz wpisanie w cały projekt mechanizmów korekty i zmiany planu działania wskutek mogących się pojawić nieoczekiwanych zdarzeń. Poważne instytucje oceniające biznesplan z pewnością zwrócą także uwagę na jego realizm i uwzględnianie bieżącej sytuacji rynkowej oraz potencjału przedsiębiorstwa.

Elementem, który z pewnością przykuje uwagę potencjalnych inwestorów, będzie znajdująca się w biznesplanie analiza finansowa. Ważne by zawierała ona dokładne i prawidłowe wyliczenia planowanego poziomu związanych z inwestycją nakładów, zakładanych kosztów działalności, a także potencjalnych zysków. Choć w każdym biznesplanie muszą się znaleźć projekcje przyszłego bilansu, rachunku zysków i strat oraz przewidywany cash flow, to możliwość przedstawienia dokładnych analiz i wskaźników, na których się opierają, będzie dodatkowym atutem. Równie duże będzie znaczenie jasnego wskazania wszystkich założeń, które zostały poczynione do uzyskania prezentowanych wyników.

Analiza SWOT w przygotowywaniu biznesplanu

Jednym z ważniejszych narzędzi stosowanych do przygotowania biznesplanu jest analiza SWOT. Dzięki rozbiciu branych pod uwagę czynników z różnych obszarów planowanej inwestycji na Strenghts (mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (szanse) oraz Threats (zagrożenia) pozwala nie tylko na dobre ich usystematyzowanie, ale również na zbudowanie na tej podstawie spójnej i realistycznej strategii działania. Dobrze przeprowadzona analiza SWOT obejmuje wszystkie kluczowe dziedziny związane z planowanym produktem, usługą czy działaniem, a zatem wymaga przedstawienia ich w ujęciu technologicznym, marketingowym, sprzedażowym, finansowym, prawnym, posiadanych zasobów informacyjnych oraz kompetencyjnych, a także z perspektywy klienta oraz konkurencji.

W mocnych stronach powinny być przedstawione wszystkie czynniki, które zwiększają szanse na odniesienie sukcesu. Słabe strony to z kolei wszystkie braki i ograniczenia mogące zmniejszyć prawdopodobieństwo powodzenia przedsięwzięcia. Szanse to wszystkie realnie ocenione okoliczności, które będzie można wykorzystać na swoją korzyść. Zagrożenia będą przedstawiały wydarzenia, które potencjalne mogą wpłynąć niekorzystnie na działalność firmy lub całą branżę czy sektor gospodarki.

Ze względu na to, że w analizie SWOT gromadzi się czynniki, które mają różny charakter, konieczne jest wprowadzenie pewnego ujednolicenia, które ułatwi określenie ich potencjalnego wpływu na realizację planowanych działań. Najprostszą metodą jest przypisanie im odpowiednich wag, które pokażą ich znaczenie oraz prawdopodobieństwo, że będą miały wpływ na poszczególne obszary działania firmy. Taki sposób szeregowania zebranych czynników daje też możliwość porównywania ich znaczenia, ponieważ jedno zagrożenie o dużej wadze i wysokim prawdopodobieństwie zajścia będzie miało zupełnie inne przełożenie na ostateczny wynik niż kilka potencjalnych zdarzeń o niższej wadze.

Analiza SWOT pozwala także na weryfikację potencjału planowanej inwestycji oraz sformułowanie strategii działania. Pomaga w tym sprawdzenie wzajemnych relacji między wyodrębnionymi czynnikami. Kluczowe będzie tu zweryfikowanie, czy istnieje możliwość przekształcenia potencjalnych słabości i szans w mocne strony oraz wykorzystania szans do neutralizacji zagrożeń i słabych stron, a także wzmacniania mocnych stron. Warto pamiętać, że jedną z zalet analizy SWOT jest możliwość szukania nieoczywistych na pierwszy rzut oka związków i wzajemnych powiązań między różnymi zidentyfikowanymi kluczowymi dla firmy czynnikami.

Formułowanie przyszłej strategii działania na podstawie wyników analizy SWOT, czyli ilości i jakości związków między czynnikami należącymi do poszczególnych kategorii wyznacza zarówno obszar podejmowanych działań, jak i ich charakter. W sytuacji, gdy przeważają związki między mocnymi stronami a szansami, optymalnym wyborem będzie strategia ekspansywna, związana z rozwojem i wprowadzaniem nowych produktów czy zdobywaniem kolejnych rynków. Przewaga słabych stron i zagrożeń to z kolei wskazówka, że należy skoncentrować się na działaniach nastawionych na przetrwanie – restrukturyzacji lub ograniczaniu kosztów.